无纸化会议系统的是会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操纵该智能终端，此时，该智能终端如统一台独立使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。无纸化会议系统是使用现代通信技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编纂智能化，文件输入输出可控化。

    无纸化会议系统涵盖的设备包括音响系统、视频系统、云朵会议系统、提供会议服务和会议辅助工具的软件系统以及每个席位的屏幕升降或翻转系统、用于公共显示的投影系统或拼接屏，此外网络交换机、中控系统、影碟机、视频矩阵也是会议室中经常需要配置的设备。

    无纸化会议系统是一套智能会议系统，对会议室所用设备实现智能管控，也不仅仅是对会议流程提供智能工具和服务，更重要的是要能够实现会议过程、使用方式、甚至是资料检索、会议决策的智能化。同时会议系统必须适应、兼容信息技术发展的日新月异、软件产品的应接不暇，以及由于互联网、云计算、大数据的出现，使后台数据、信息资源爆炸性的增长而提出的智能计划。

    无纸化会议系统根据安全要求的不同能提供不同层次、不同级别的安全、保密能力。同步、异步的切换选择，丰富的即时统一通讯平台，静音、低功耗、易维护；兼容性强的软件、易升级；支持、兼容各类、或用户定制的决策支撑软件，具备较强的计算能力；既有良好的互联互通能力，又能够随时、方便的终止并彻底物理隔离互联互通；支持传统的键盘、鼠标，触摸板、多点触摸屏、手写输入设备等；席位显示器、电子桌牌、中控触摸屏、投影屏、拼接屏，甚至是主讲人、旁听席使用的平板电脑，共同构成了会议室内的多屏系统；采用标准接口，可靠地连入会议室中控系统。