呼叫中心每拨打或接听一个电话都是需要成本。一天要接听的客户电话量也是相当的大。而在这些电话中，有一定量的电话是可以通过一些产品或服务的改进和弥补而减少或者杜绝的。所以，有效降低呼叫中心的成本之一便是减少不必要的电话量。

    首先是客户请求联络和服务的原因或根源是有效降低呼叫中心来话总量的第一步。呼叫中心应该主动发起和支持这种跨部门的改进行动，去除来话根源，有效降低来话量。

    从来话量最多的类别开始总结来话的根源。1、把不同来电类别的根源按照优先级进行排序；2、逐一列出客户打电话来的原因；3、把这些原因进行归类整理；4、根据来话量的多少把这些类别进行排序。

    企业呼叫中心应该从以下五个方面或其中的某些方面来找出有效降低来电量的方法：

    1、大部份的客户来电的主要原因是想了解他们的定单处理的进程，想知道确当前的状态或最新的情况。呼叫中心能够有效降低此类来话量。告知的方法可以是短信、电子邮件、传真、网站或者是业务不忙时的主动呼出等等。

    2、确保兑现产品与服务的交付承诺，比如：当客户预约了一项服务，而企业服务交付超过了承诺时限的时候，十有八九客户会打电话来询问情况或抱怨。所以，兑现约定的服务承诺也可以有效地降低因此而引发的客户来电。呼叫中心需及时总结和测算相关的业务量和成本支出，促进相关业务部门的改进行动。

    3、通过制订和实施客户主动告知计划，呼叫中心就能够有效降低此类来话的数量。他们只是想知道的当前的状态或最新的情况。告知的方法可以是短信、电子邮件、传真、网站或者是业务低谷时段的主动呼出等等。许多客户来电的原因是想知道他们的定单处理的怎样了，什么时候能收到货物；他们反映的标题题目处理的怎样了，什么时候能有一个确切的答复；他们刚刚刷卡消费了一大笔款项，银行的记录是否准确无误等信息。

    4、产品或市场部门可以通过适当的方式来引导客户的行为。提供给客户通俗易懂的产品使用说明书：晦涩难懂或逻辑混乱的产品使用说明书必然要引发客户来电寻求安装和使用的帮助，并给客户留下了一个不好的初始印象。  

    5、有很多客户根本不看或者不仔细看产品说明书。假如你的产品或服务没有做到简单易懂，就会引发客户的不满和来电。尽管产品质量问题一般不在呼叫中心的控制范围之内，核算出接听和处理这些来电的详细成本数据，可以有效促进企业的研发和生产部分和解决这些产品缺陷问题。现在，很多产品的人性化、“傻瓜式”设计使安装和使用变得通俗易懂，以致于客户对所有的产品和服务都要求有类似的特性。所以，产品的易用性和可用性是减少有关安装、使用问题来电的关键因素。